Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Søhus Badmintonklub, CVR: 30438167
Version 1.0 opdateret 4/5-2018

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi i Søhus Badmintonklub behandler dine personoplysninger.

Dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Dataansvarlig

I Søhus Badmintonklub er vi dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af personoplysninger om dig.

Foreningens kontaktoplysninger er:
Søhus Badmintonklub
CVR: 30438167
c/o Mette Vesterø
Munkemaen 35
5270 Odense N

 

Brug af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, søskende i klubben, forældre, bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Helbredsoplysninger

  • Oplysninger om bestyrelse, ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. Oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer, Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

 

Kilder

Når vi modtager information fra andre end dig selv, vil disse kilder være:

  1. Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.
  2. Badmintonpeople.dk i forbindelse med deltagelse i stævner.
  3. Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige.
  4. Offentlige myndigheder.

 

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
  • Behandling efter lovkrav.
  • Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
  • Holdoversigt til trænere og ledere.
  • Udlevering af nøglebrikker.
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
  • Indberetning til idrættens hovedorganisationer og offentlige myndigheder.
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt.
  • Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på bestyrelse, ledere og trænere:

  • Håndtering af bestyrelse, trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
  • Opfyldelse af lovkrav.
  • Udlevering af nøgler og nøglebrikker
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende.
  • Administration af din relation til os.

Interesseafvejningsreglen:

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister, indberetning af resultater m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen til brug på klubbens hjemmeside, Facebookgruppe eller Badminton Danmark / DGI.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Badminton Danmark / DGI, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med, og som assisterer vores forening (forstået som serviceudbydere, teknisk support, leverandørydelser, og finansielle institutioner).

  • Facebook (Klubbens Facebookgruppe)
  • Danske Bank (Bankforbindelse)
  • Google Drev / iCloud Drive / OneDrive (hosting/cloudløsning)
  • Web Solutions A/S (hosting/cloudløsning)
  • Badminton Danmark / DGI (Idrætsorganisation)
  • Søhusskolen (Nøgler & Nøglebrikker til Søhushallen)
  • Odense Kommune (Aktivitetstilskud)

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføringsformål, uden dit samtykke.

 

Sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet bestyrelse, som leder eller træner, eller alt efter hvordan data behandles:

  • Medlemmer:

Udmeldelsesåret + 3 år efter medlemskabets ophør. (Administrative hensyn og kommunalt dokumentationskrav vedr. aktivitetstilskud.)

  • Ulønnet bestyrelse, ledere og trænere:

Ophørsåret + 1 år (Administrative hensyn)

  • Bogføringsbilag:

Kalenderåret + 5 år (bogføringsloven)

Af hensyn til muligheden for at genskabe data via backup, kan data opbevares i backup i op til 6 måneder efter ovenstående opbevaringsperioder.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. For at tilbagekalde dit samtykke skal du skriftligt kontakte foreningens kasser.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den til enhver tid siddende bestyrelse i foreningen.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

REVIDERING AF PRIVATLIVSPOLITIKKEN

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen og version øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Søhus Badmintonklub